Syftet med årets samling var att hjälpa kommande VM-arrangörer genom att lyssna på forna VM-arrangörers och IOF:s funktionärers erfarenheter, framför allt när det gäller planering och organisation. Information från IOF om regelverk och manualer samt synen på arenautformning och att skapa förutsättningar för TV-sändningar stod också på programmet. Seminariet leddes av IOF:s svenske ”Sport Director” Björn Persson, som var mycket nöjd med resultatet.
– Aldrig förr har så mycket kunskap om orienteringsorganisation samlats i samma rum, säger Björn.
En viktig programpunkt var IT-processens del i ett stort arrangemang. Henning Spjelkavik från IOF:s IT- kommission poängterade hur viktigt det är att starta arbetet i god tid, vara försiktig med att införa ny teknik och att testa systemet i tid och under realistiska förhållanden.
IOF:s ”Event Advisors”, på svenska motsvarande våra tävlingskontrollanter, men som den engelska benämningen säger mer rådgivare, hade mycket kunskap att delge de mer oerfarna deltagarna. Även representanter för VM-arrangörerna 2008 i Tjeckien och kommande 2012 i Schweiz redogjorde för sina upplevelser för genomförande och planerande av ett VM.
En av de totalt sex svenska deltagarna var Magnus Danielson från Bohuslän-Dals tilltänkta VM-arrangörer 2016.
- För mig som inte har skaffat mig någon större erfarenhet av sådana här arrangemang än, var det väldigt lärorikt att lyssna på all den samlade erfarenheten som fanns, säger Magnus. Jag tror också det är viktigt att bygga ut sitt nätverk med kunniga människor internationellt när vi skall genomföra ett sådant här projekt.
För ett projekt är det att genomföra ett VM-arrangemang. Det betonades starkt av Björn Persson.
- Börja med att bygga upp en stark organisation och upprätta en ordentlig projektplan. Vid planeringen är det väldigt viktigt att ha marginaler för det oförutsedda som kan komma/kommer att dyka upp och ta hänsyn till att det är ideellt arbete till största delen i projektet, sa Björn Persson.