Det stämmer att vissa uppladdade dokument från tävlingar före 2020 inte längre finns tillgängliga i Eventor. Detta gäller olika typer av filer som inbjudningar, PM, kartexempel, och i vissa fall även resultat-PDF:er för tävlingar där resultaten inte kunnat laddas upp på ordinarie vis. Vi vill dock understryka att resultatlistor, startlistor och övrig tävlingsinformation finns kvar som vanligt. Det är specifikt de uppladdade filerna som berörs.

Anledningen till att dessa dokument inte längre finns tillgängliga är att de togs bort för några år sedan. Beslutet fattades då för att frigöra lagringsutrymme, men tyvärr kommunicerades detta inte ut på ett transparent sätt. Vi är ödmjuka inför att hanteringen av detta inte var optimal, idag skulle vi ha agerat annorlunda och säkerställt att information om lagring av dokument i Eventor gått ut till våra föreningar.

Så ser vi på framtiden
Eventor är ett tävlingssystem, inte ett arkiv för dokument. Systemet är inte byggt för att hantera den enorma mängd lagringsutrymme som skulle krävas för att spara alla historiska dokument, vilket även skulle medföra betydande kostnader.

Framöver kommer vi att utveckla en tydlig rutin för hur vi hanterar och rensar äldre dokument. Dokument som inbjudningar och PM kan innehålla personuppgifter, vilket innebär att de inte bör sparas längre än nödvändigt ur ett GDPR-perspektiv. När vi i framtiden kommer att rensa dokument, kommer detta att kommuniceras i god tid så att ni som medlemmar är informerade och har möjlighet att vid behov spara ner relevanta dokument.

För information om tävlingar som ägde rum innan Eventor infördes 2010, finns tävlingsrapporter arkiverade i förbundets pappersarkiv. Mer detaljerad information om enskilda tävlingar finns oftast hos respektive arrangerande förening.

– Vi beklagar eventuella olägenheter detta kan ha medfört, säger förbundschef Susanne Maarup. 
Vi kommer fortsatt att informera när vi gör förändringar i Eventor där vårt fokus är att säkerställa drift och support förklarar Maarup.